Organisation de séjours scolaires

Avant le séjour

Connaître vos attentes et vos souhaits pour votre séjour.

• Informer sur des activités susceptibles d’intégrer votre projet.
• Prévenir des difficultés à obtenir certaines visites ou ateliers et ainsi vous orienter convenablement pour qu’il n’y ait pas de mauvaises surprises !
• Proposer des contenus adaptés au niveau scolaire des enfants et au projet.
• Rechercher les informations spécifiques à votre séjour.
• Présenter un programme d’activités et de visites respectant vos aspirations pédagogiques, le rythme des enfants et le budget imparti.
• Fournir de la documentation pour préparer le séjour et plus particulièrement les visites avec vos élèves.
• Aider au montage technique de votre dossier (délais, annexes et schémas de conduite, agréments, diplômes…)

Pendant le séjour

Vous ne découvrez pas ce qui va se passer à la dernière minute. Dès que le programme définitif est établi et validé par vos soins, nous vous remettons un document reprenant en détail jour par jour tous les paramètres horaires, repas, départ, visites, rendez-vous…… 

Un coordinateur vous accompagne et pilote le groupe lors de vos déplacements. 

Doté d’une bonne connaissance du projet, de la région et du centre d’accueil, il est votre interlocuteur privilégié tout au long du séjour.

Après le séjour

Nous vous demandons une évaluation écrite de votre séjour.

Le coordinateur est diplômé BAFA (Brevet d’Aptitude aux Fonctions d’Animateur) et AFPS (Attestation de Formation aux Premiers Secours) ou PSC1 (Prévention et Secours Civiques 1). 

Par son sens de l’organisation et sa capacité d’anticipation, il décharge l’enseignant de toute contrainte. Il a un rôle de facilitateur : 

• Répondre à vos interrogations et à celle des enfants.
• Coordonner les transports (horaires et rendez-vous, itinéraires).
• Gérer les relations avec la structure d’accueil.
• Retirer les billets d’accès et effectuer les règlements éventuels lors des visites.
• Indiquer les points de rendez-vous, les vestiaires, les toilettes, les lieux où le groupe peut se restaurer.
• Prendre en charge un petit groupe de visite si nécessaire.
• Faire régulièrement le point avec vous sur tous les aspects du séjour (visites, conditions d’hébergement, alimentation, transports, rythme….) afin d’ajuster, moduler ou rectifier immédiatement ou dans les meilleurs délais.

Tout au long de votre séjour, votre coordinateur peut diffuser des informations ou délivrer quelques anecdotes concernant les édifices, les monuments, les lieux rencontrés et le programme de visites.
Il s’agit d’une démarche personnelle propre à chacun de nos intervenants : Il n’a pas fonction de guide conférencier.

Pour les visites commentées, nous faisons appel à des guides professionnels aptes à transmettre des connaissances à un public jeune.

Tous nos centres d’hébergement bénéficient de l’agrément Education Nationale. 
Afin de vous retrouver avec vos élèves, vous disposez d’une salle de classe et d’activités (jeux, lecture, courrier, veillées… ) 
Avec votre dossier de réservation, vous recevez un support illustré présentant la structure que nous vous aurons retenue. Il est consultable sur un ordinateur en classe avec les enfants.

Le déjeuner du premier jour est confectionné par les parents et mis dans un petit sac à dos qui servira tout au long du séjour pour porter le pique nique (si nécessaire). 
Les piques niques sont servis au déjeuner sous forme de paniers repas copieux et équilibrés. le goûter est également prévu.

Les autres repas sont servis sur le centre d’accueil avec en particulier un petit déjeuner varié et copieux. 
Nous vous demanderons de nous communiquer les restrictions alimentaires des enfants et des adultes avant le départ .

RELATIONS AVEC LES FAMILLES

Les séjours sont relativement courts mais les familles apprécient d’avoir des informations sur le séjour de leurs enfants. 
Toutefois, pour que l’enseignant ne soit pas dérangé régulièrement pas les appels sur son portable ou le téléphone du centre, nous avons mis en place un service de communication avec les familles (boite vocale, internet).

L’encadrement constitué des enseignants et des accompagnateurs à la charge de la gestion de la vie quotidienne.

Le coordinateur n’est pas inclus dans cette organisation.

Il est appréciable que l’un des adultes soit titulaire d’un diplôme de premiers secours (AFPS, PSC1).

L’organisation d’un tel séjour est complexe et nécessite beaucoup de temps et de patience. Une connaissance des lieux approfondis s’impose.
Depuis plusieurs années, nous avons pris le parti d’organiser INTEGRALEMENT les séjours scolaires.
La coordination n’en est que plus simple et plus limpide pour tous.

Une solution : il s’agit d’un séjour clé en mains et sur mesures. Il est réalisé en collaboration avec vous mêmes et l’équipe d’ ATOUT GROUPES.  Dès lors, nous collectons l’ensemble de vos souhaits et demandes et nous nous chargeons de structurer un pré-projet qui vous est soumis sous 72 heures. Dans tous les cas, vous êtes seul à valider les contenus du programme définitif.

• Vous avez déjà une idée assez précise de ce que vous souhaitez faire, nous concevons le projet ensemble en fonction de vos souhaits et orientations pédagogiques.
• Vous n’avez pas de projet bien déterminé, nous vous faisons des propositions concrètes.

Mais nous vous conseillons sur des animations possibles, vous communiquons une liste de sites avec des liens internet pour vous aider à selectionner des animations pédagogiques plûtot que d’autres.

Si le pré projet vous donne entière satisfaction, nous vous adressons un dossier complet de réservation. 
Vous avez 15 jours pour nous retourner le contrat dûment signé avec 50% d’acompte accompagné des documents exigés. 
La signature du contrat valide automatiquement les contenus du programme. 
Ce premier versement nous permet alors d’entreprendre les premières démarches de réservations auprès des transporteurs, des centres d’hébergement et des sites à visiter. 
Le temps de percevoir l’ensemble des financements (familles, association de parents, coopérative et subventions), il est tout à fait concevable de nous adresser le montant total de l’acompte  en deux ou trois versements. 
Les chèques vacances sont acceptés.

Les réservations sont effectuées sur la base de vos choix de visites, d’activités et d’ateliers. 
Les disponibilités vont conditionner l’organisation et la structure du programme. 
Les activités sont menées par le personnel expérimenté et spécialisé de chacun site. 
Pour les activités sportives nous faisons appel à des moniteurs titulaires d’un Brevet d’Etat en rapport avec la discipline enseignée.

Le choix du mode de transport est déterminé par les paramètres suivants : situation géographique de l’établissement scolaire, nombre de participants et budget alloué.

Voyage aller et retour en car

Le car reste sur place pendant toute la durée du séjour et effectue les divers transferts entre le centre d’accueil et les lieux de visites.Dans ce cas, nous vous demandons de nous communiquer les coordonnées de votre transporteur habituel que nous mettrons en concurrence avec d’autres autocaristes de votre région.
Avantages – ce système a le mérite d’être souple : disponibilité, adaptabilité et chauffeur permanent. 
Inconvénients – si l’effectif est réduit le coût par enfant reste élevé. 
Si votre trajet est supérieur à 600 kilomètres, cela occasionne davantage de fatigue et vous fait perdre du temps sur la globalité du séjour.

Voyage aller et retour en train

Les parents conduisent leurs enfants à la gare la plus proche. Arrivés à votre destination, un car récupère le groupe et les bagages ou vous utilisez les transports en commun. Vous effectuez vos premières visites avant de rejoindre le centre d’accueil. Nous faisons appel à un autocariste de la région d’accueil. Ainsi chaque jour, un car vient vous chercher. 
Avantages – voyage aller et retour plus rapide et beaucoup moins cher. 
Inconvénients – le coût des transferts en car sur place est souvent équivalent au coût d’un car dès le départ de votre école. 
Nous effectuons les réservations auprès de a SNCF. Si le voyage est en TGV, la SNCF communique les tarifs définitifs uniquement 90 jours avant le départ. Le devis indique une estimation haute. Nous vous demandons un versement de 50% de cette estimation mais lors de facturation du séjour vous ne réglez que le montant réclamé par la SNCF sur présentation d’une copie de leur facture définitive souvent inférieur de 10 à 30 %.

Nous saurons vous conseiller et vous apporter la meilleure solution.

Le transport fait l’objet d’un forfait à part entière indépendamment du forfait enfant comprenant les animations pédagogiques, l’hébergement, la restauration et la mise à disposition d’un coordinateur. 
Nous réalisons l’ensemble des documents administratifs (schémas de conduite et diverses annexes). 
Ils vous sont transmis avec le dossier de réservation et sont à remettre à votre Inspection Académique avec votre projet.

Ce document est une aide précieuse pour la rédaction de votre dossier de séjours scolaires ou de voyage éducatif à déposer auprès des services de l’Inspection Académique de votre département.*

* Ce document est la propriété exclusive d’ATOUT GROUPES